نکات مهم برای جلسه ممیزی ایزو

برای جلسه ممیزی چکار کنیم؟

فرآیند ممیزی چگونه است؟

مدارک لازم برای ممیزی

ممیزی افقی چیست؟

ممیز چه مدارکی را ممیزی و بررسی میکند؟

ممیزی عمودی چیست؟

آمادگی برای ممیزی

ممیزی چیست؟

آخرین مرحله برای دریافت گواهینامه ایزو ممیزی توسط شرکت صادرکننده گواهینامه می‌باشد که معمولاً فرآیندی استرس‌زا است. اما با رعایت نکات زیر و آشنایی با فرآیند ممیزی می‌تواند بسیار راحت و آموزنده باشد. سازمان پس از استقرار سیستم مدیریت و انجام ممیزی داخلی آماده ممیزی اصلی توسط شرکت صدورکننده گواهینامه است که از قبل تاریخ آن اعلام می‌گردد. کلیه واحدهای سازمانی می‌بایست آماده پاسخگویی به ممیز بوده و مدارک خود را آماده نگه دارند. هر ممیزی شامل مراحل زیر است:

جلسه افتتاحیه:

این جلسه با حضور ممیز، کلیه پرسنل مرتبط و مدیریت ارشد سازمان برگزار می‌گردد. معمولاً در جلسه افتتاحیه ممیز تیم ممیزی را معرفی نموده و مراحل انجام ممیزی و زمانبندی آن را با توجه به واحدهای سازمانی ارائه می‌نماید.

انواع ممیزی :

فرآیند ممیزی مبتنی بر چرخه “برنامه ریزی-انجام-بررسی-اقدام” (PDCA) می‌باشد. سعی کنید برای تمام موارد درخواستی ممیز جواب‌های خود را متناسب با این چرخه ارائه نمایید. ممیز در هر واحد سازمانی به دنبال مستنداتی برای مشاهده برنامه‌ریزی انجام شده برای آن واحد می‌باشد، مثلاً روش اجرایی مربوط به همان واحد که این روش اجرایی می‌بایست با توجه به اهداف کلان و استراتژی‌های سازمانی باشد. پس از آن فرم‌ها و سوابق موجود بر اساس برنامه‌ریزی انجام شده بررسی می‌گردد.

ممیزی به دو صورت می‌تواند انجام شود اصطلاحاً ممیزی افقی و ممیزی عمودی. در ممیزی افقی ممیز از ابتدا مدارک تدوین شده را بررسی می‌کند و به دنبال انطباق یا عدم انطباق در آنهاست و معمولاً برای ممیزی صدور اولیه گواهینامه انجام می‌شود. اما ممیزی عمودی برای سازمان‌هایی انجام می‌شود که دارای سابقه در سیستم مدیریت می‌باشند به این نحو که ممیز به صورت اتفاقی یک مدرک را بررسی کرده و با دنبال کردن سوابق مربوط به آن مدرک فرآیند ممیزی را پیش می‌برد.

لازم است بایگانی مناسبی برای مدارک در سازمان موجود باشد تا در صورت درخواست ممیز زمان انتظار به حداقل کاهش یابد. البته الزامی برای بایگانی کاغذی همه مدارک سازمانی نیست. نکته قابل توجه در اینجا این است که مسئول هر فرایند می‌بایست خود بایگانی صحیحی از مدارک داشته باشد یعنی ممیز مدارک را از مسئولین فرآیندها طلب می‌کند و نه از واحد تضمین کیفیت.

جلسه اختتامیه :

پس از اتمام فرآیند ممیزی جلسه‌ای با حضور افراد حاضر در جلسه افتتاحیه برگزار می‌شود که ممیز عدم انطباق‌های شناسایی شده را گزارش می‌نماید.

عدم انطباق :

سازمان پس از دریافت عدم انطباق‌های خود (با توجه به نوع عدم انطباق) می‌بایست در بازه زمانی مشخص شده آنها را رفع نموده و مدارک مورد نیاز را برای شرکت صدور گواهینامه ارسال کند. البته در مواردی که عدم انطباق شامل بندهای اصلی استاندارد باشد می‌تواند منجر به تکرار مجدد فرآیند ممیزی شود.